Cette période de transition est celle où les entreprises sont à risque maximal. Outre la peur de la baisse des ventes et des clients qui se plaignent, il y a aussi des chances que des articles de bureau fragiles comme des disques durs, des ordinateurs portables, des fichiers, des serveurs de données, etc. soient endommagés pendant le transport.
Pour vous éviter tous ces problèmes, nous avons mis en place 9 conseils qui vous aideront à déplacer votre bureau en douceur
1) Planifiez votre déménagement à l’avance
Commencez à planifier votre déménagement au moins 3 à 6 mois à l’avance avant l’heure réelle du déménagement. Cela vous donnera le temps d’entrer dans les détails du déménagement. Une fois que vous savez à quoi ressemble votre nouveau bureau, planifiez votre intérieur en conséquence. Décidez comment vous allez organiser les meubles et autres équipements dans le nouvel endroit.
2) Informez vos employés
Informez vos employés bien à l’avance du déménagement. Ils voudront peut-être terminer des travaux importants avant le déménagement ou simplement se préparer à ce changement.
3) Embaucher un déménageur professionnel
Vous devez être prudent lors du choix des déménageurs commerciaux et des emballeurs. Vérifiez si l’entreprise a exécuté ces déménagements de bureau avant. Vous devriez aussi avoir une série de questions que vous pourriez vouloir leur poser. Cela vous aidera à choisir la bonne entreprise de déménagement qui déplace soigneusement votre équipement de bureau sensible.
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4) Donnez à votre équipe de TI suffisamment de temps pour se préparer
Informez votre équipe informatique au moins 3 mois à l’avance sur le déménagement. Ils doivent s’occuper des forfaits Internet, des connexions téléphoniques et d’autres choses. Ils pourraient aussi devoir inspecter le nouveau bureau et déterminer s’il y a lieu de moderniser les équipements.
5) Purger les articles inutiles
Débarrassez-vous des vieux fichiers sans importance, des meubles inutilisés, des téléphones portables périmés et d’autres choses dont vous n’aurez plus besoin. Cela facilitera le déménagement.
En Inde, vous pouvez vendre vos meubles usagés sur des sites. Selon l’endroit où vous êtes situé, vous pouvez rechercher des sites similaires dans votre pays.
6) Commander de nouveaux équipements à l’avance
Une fois que vous évaluez le nouveau lieu, vous pouvez commander de nouveaux meubles et équipements bien à l’avance. De plus, coordonnez-vous avec les fournisseurs pour qu’ils livrent les articles à votre nouveau bureau juste avant votre arrivée, ce qui vous aidera à vous installer rapidement.
7) Changez d’adresse et informez tout le monde
Mettez à jour votre adresse sur le site Web, en-tête, cartes professionnelles, etc. Vous pourriez faire preuve d’un peu de créativité et essayer l’une de ces façons.
Vos clients devraient savoir que vous déménagez et devraient avoir la nouvelle adresse avec eux. Informez également vos fournisseurs de la nouvelle adresse afin que les livraisons soient effectuées correctement au nouvel endroit.
8) Planifiez votre déménagement judicieusement
Planifiez le déménagement de votre bureau en tenant compte de toutes vos réunions importantes avec les clients et des échéances du projet. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous avez des rencontres avec les clients lorsque tous les dossiers, les ordinateurs portables et l’équipement sont déballés. Ce serait très peu professionnel. Il est également injuste de s’attendre à ce que votre personnel travaille efficacement dans un tel environnement. Donnez à chacun un minimum de 3 jours juste pour s’installer.
9) Utiliser des cartes nominatives pour organiser
Les cartes d’identité d’emballage peuvent être insérées à plusieurs endroits dans les boîtes et les déménageurs peuvent utiliser le tableau de mise en page pour placer correctement les articles. Vous pouvez également mettre des cartes nominatives au nouveau bureau, aidant les déménageurs à placer les boîtes de façon appropriée.
Il peut y avoir beaucoup de facteurs que vous pouvez considérer pour déplacer un bureau d’un endroit à un autre, mais enfin un plan approfondi et une bonne organisation peut faire le déménagement une expérience sans tracas.
